المتابعة…عنصر مهم في أعمال القياديين

د. عبد الله راشد السنيدي

تعد المتابعة وظيفة أساسية من وظائف المشرف الإداري، وذلك لكونها تهتم بضرورة سير العمل طبقاً للأنظمة واللوائح والخطط التي وضعت له؛ فالرقابة، أو المتابعة، تكشف الأخطاء من أجل معالجتها وتصحيحها، فضلاً عن المحاسبة حتى لا تتكرر، ولكي يرتدع غير المخطىء عن الاقدام على ارتكابها.
كما أن المتابعة لها دور في مجال التنفيذ وصنع القرارات: وهو التأكد من أن التوجيه الصادر من المسؤول جاء بصورة واضحة، وأن الطريقة التي تتعامل بها القيادة الإدارية مع الموظفين، والأسلوب الذي تنتهجه معهم، يتسمان بالإنسانية، كما تتأكد من عملية الاتصال وكيفية نقل المعلومات.
والمتابعة قد تكون مستمرة، وهي التي تبدأ خلال عملية التنفيذ، وذلك لتلافي الأخطاء التي يمكن وقوعها، ومن ثم تصحيحها في حينها، وقد تحصل المتابعة بعد التنفيذ، وهي الرقابة اللاحقة، حيث يبدأ العمل الرقابي بعد الانتهاء من العمل التنفيذي الذي يتمثل دوره، حينئذ، في مقارنة النتائج النهائية بالمعايير والأهداف الموضوعة سلفاً لتحديد مدى التطابق أو الاختلاف بين تلك الأهداف والمعايير والتنفيذ.
وتهدف المتابعة إلى التأكد من أن أداء موظفي الجهة الإدارية، أو المؤسسة الأهلية، يتم حسب الأنظمة أو اللوائح الموضوعة، ومن سلامة استخدام الموارد المالية والبشرية في الجهة الإدارية، والعمل على تحقيق الوفر المادي، والحد من الإسراف، وتطابق إجراءات الصرف المالي مع القواعد المقررة، والكشف عن المبدعين وذوي الكفاية في مجال العمل، وذلك من أجل تحفيزهم، والتأكد من تفاعل الموظفين مع المصلحة العامة، وأن المسؤولين والقياديين على إلمام بمجريات العمل في مختلف المستويات.
توجد وسائل عدة لكي امام المسؤول الإداري في عملية المتابعة وهي: تقارير الكفاية التي توضع لقياس مستوى أداء الموظفين، والكيفية التي يتم بها إنجاز الأعمال، والزيارات الميدانية التي يقوم بها المسؤول للإدارات والأقسام من أجل الوقوف عن كثب على مواقع العمل وبيئتها، ورفع معنويات المرؤوسين، والشكاوى التي يتقدم بها المراجعون لكونها تتعلق بالمعاملات الخاصة بهم حيث تضع المشرفين في الصورة في ما يخص الوضع الحقيقي للأخطاء، والتجاوزات التي قد تصدر من الموظفين، ومن وسائل المتابعة الإدارية أيضاً البحوث والدراسات التي تعتبر أحد المصادر لاتخاذ القرارات ومتابعة تنفيذها.
والمؤمل هو زيادة تفعيل العمل الرقابي، وأخذ زمام المبادرة في هذا الشأن من الجهات الرقابية وتطوير الأنظمة لكون العمل الرقابي أحد طرق الإصلاح الناجحة.
كاتب سعودي